当日、主催者（責任者）が遅刻をしている。

主催者は、オンリーイベントという企画において責任者です。
会場を使うにも人を動かすにも、責任者である主催がいなければ始まりません。
オンリーイベントという企画を安全かつ円滑に進めようと思うのであれば、つねに会場内に待機し、進行行程に気を配るのが主催の務めではないでしょうか。


まず第一に、会場を借りている責任者であり、イベント開催責任者である主催者が遅刻する、というのはヘタリアに限らず、全てのジャンルで「絶対に避けなければならない事」です。
本来、会場は申し込んだ「主催者」に貸している物であり、主催をはじめとするスタッフが勝手に使っていいものではありません。
つまり、主催が来なければ会場に入って設営を行う事すら出来ないのです。
にも関わらず遅刻するというのは、設営が遅れるということ、サークルさんが入場する際に設営が完了しない可能性が出てくるという事です。
設営というのはサークルさんや一般参加者さんが入場する前に完了していなくてはいけません。
机と椅子を並べるだけとは言っても、その数は一つ二つではなく、積み上げればかなりの高さになります。
これらを移動させるのには危険が伴いますので、当然、設営時に会場内に居る全員の連携がとれていなければ事故が起こり得ます。
そんな場所に、個々にスペースの設営をしなければならないサークルさん、それぞれお目当ての本を買いたい一般参加者さんが入ってしまうと会場内に居る全員の連携はとれず、机や椅子が倒れるなどの事故が起こってしまいます。
たかが机、たかが椅子ではありますが、素材が金属や木材をベースにしており、高い場所、たとえ人の腰の高さからでも落ちてきたら、運が良くて打ち身、運が悪ければ骨折などの怪我をおいかねません。
ですから、主催は「サークルさんが入場する前に設営を完了すること」を心がけねばならず、そのためには会場を借りている引き渡し責任者の主催が遅刻することがあってはならないのです。
もっとも、主催者が引き渡し時間に間に合わない事が前もって分かっており、会場側と相談で代理人を立てる事もあります。
この場合は、前述の限りではありません。